Khi có nhu cầu đi công tác nước ngoài cho mục đích công tác ( thương mại) bạn cần chuẩn bị Mẫu Thư mời đi công tác nước ngoài để hoàn thiện hồ sơ và xin visa tại các quốc gia đó. Tài liệu này là một thông tin quan trọng khẳng định mục đích chuyến đi, thông tin người mời và người được mời… Tất cả điều này là cơ sở để cơ quan Sứ quán xét visa cho bạn. Hãy cùng Visa24h tham khảo thông tin này nhé.

I. Khi nào bạn cần Thư mời đi công tác nước ngoài

Chúng ta đã biết Người Việt có hộ chiếu phổ thông thì cần xin visa để nhập cảnh vào hơn 150 nước, ngoại trừ các quốc gia và vùng lãnh thổ xét miễn visa cho du khách Việt.

Nếu mục đich của chuyến đi của bạn là công tác để tìm kiếm đối tác tiềm năng hay thăm viếng một đối tác đã có quan hệ, hay tham gia các sự kiện, hội chợ thương mai … thì bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ xin visa công tác. Trong bộ hồ sơ này bạn cần liên hệ với đối tac nước ngoài để cung cấp Thư mời đi công tác nước ngoài.

Tài liệu này không có một yêu cầu cứng nhắc cụ thể về kiểu dáng & nội dung, nhưng nó cung cấp là một thông tin quan trọng như: mục đích chuyến đi, thông tin người mời và người được mời… Nó là cơ sở xem xét xét visa của bạn.

II.  Yêu cầu Thư mời đi công tác nước ngoài

Visa24h đã tiếp cận với hàng chục ngàn hồ sơ xin visa thương mai của khách Việt và xin chia sẻ với các bạn cấu trúc của mẫu thư mời gồm các phần như sau:

A. Thông tin về người được mời:

Ở phần mở đầu thư mời phải cung cấp được các thông tin về người được mời, bao gồm một số thông tin như sau:

• Họ tên đầy đủ.
• Chức vụ và vị trí hiện tại trong công ty tại Việt Nam.
• Quốc tịch và số hộ chiếu.
• Mục đích chuyến đi công tác.
• Thời gian lưu trú tại nước ngoài.

Các thông tin này dĩ nhiên phải được so khớp với thông tin đương đơn nộp hồ sơ xin visa để đảm bảo bạn là người thư mời đề cập tới.

B. Thông tin về người mời:

Dĩ nhiên đây là phần  thông tin quan trọng nhằm gửi tới thông tin người mời, với các thông tin như sau:

• Tên công ty/tổ chức.
• Địa chỉ công ty/tổ chức.
• Số điện thoại và email liên hệ.

Một số sứ quán sẽ yêu cầu cung cấp hình ảnh hộ chiếu của bên Người mời làm cơ sở so khớp thông tin của họ.

C. Nội dung thư mời:

Trong phần này sẽ cung cấp các thông tin cụ thể về thư mời, và khẳng định rõ ai là bên chịu trách nhiệm cho chuyến đi công tác.

• Lý do và mục đích của việc mời người được mời sang công tác.
• Bên mời Cam kết hỗ trợ Người được mời trong suốt quá trình lưu trú tại nước ngoài.
• Một trong hai bên phải chịu trách nhiệm cho các chi phí liên quan đến chuyến đi công tác.

Khác với xin visa du lịch bạn cần phải tự chịu trách nhiệm chi phí tài chính cho chuyến đi và do vậy các yếu tố chứng minh tài chính cần được xem xét. Đối với bộ hồ sơ công tác này thì đã khẳng định bên chịu trách nhiệm chi phí tài chính và do vậy nếu đối tác mời là công ty lớn, uy tín thì khả năng đạt visa của bạn rất cao.

Ngoài ra nếu công ty Việt Nam cử bạn đi công tác và chịu trách nhiệm cho chi phí chuyến đi thì bạn cũng cần nộp kèm theo quyết định cử đi công tác với các thông tin tương tự như thư mời để giúp cơ quan xét duyệt nhanh chóng đánh giá hồ sơ của bạn.

III. Tham khảo Mẫu Thư mời đi công tác nước ngoài

1. Mẫu thư mời công tác Mỹ

Christopher Gurganus

Vice President, International Relations

TechPro Inc.

4660 Cliffside Drive

Unadilla, NY 13849

 

November 9, 2070

 

Ms. Nguyen Thanh Van

Marketing Manager

TechPro Inc. (APAC Branch)

1st Le Phung Hieu str, Hanoi

Hanoi, Vietnam 10000

 

Dear Ms. Nguyen Thanh Van,

I am writing to formally extend an invitation for you to visit the United States to attend a conference hosted at our New York office. The purpose of your visit is to participate in the Global Business Summit, which promises to offer valuable insights and professional growth opportunities.

As a conference attendee, you will have the chance to engage with industry experts, network with professionals, and share knowledge and expertise with your peers from around the world.

We are committed to covering the expenses associated with your visit, including travel costs, accommodation, and other necessary arrangements. This commitment underscores our dedication to ensuring your stay in the United States is as convenient and comfortable as possible.

During your visit, you will be involved in conference sessions, workshops, and related activities organized by TechPro Inc. These engagements will contribute to your professional development and deepen your understanding of industry trends.

To demonstrate your strong ties to Vietnam, it is advisable to provide proof of employment, such as an employment letter from your company in Hanoi, bank statements, or any other relevant documents that indicate your intention to return upon the completion of the conference.

We sincerely hope that your visa application will be approved without issue. If you have any further questions or require additional information, please do not hesitate to contact me at gurganus@techpro.com or 222 555 7777.

Thank you for considering our invitation, and we eagerly anticipate your arrival in the United States.

Sincerely,

Christopher Gurganus

Vice President, International Relations

2. Mẫu thư mời công tác Châu Âu Schengen

Tham khảo mẫu mời công tác Italia

3. Mẫu thư mời công tác Nhật Bản

Tham khảo mẫu mời Tiếng Anh và Tiếng Nhật

4. Mẫu thư mời công tác Hàn Quốc

5. Mẫu thư mời công tác Trung Quốc

IV. Một số lưu ý khi soạn thư mời

Phổ biến nhất thư mời nên viết bằng ngôn ngữ Tiếng anh hoặc ngôn ngữ chính của quốc gia mà bạn đang xin visa đến. Trường hợp bạn không nhận được thư mời theo 2 ngôn ngữ này thì cần dịch thuật công chứng để nộp vào hồ sơ xin visa.

Thông thường, văn phong thư mời nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự trong giao tiếp thương mại. Dĩ nhiên bạn không thể google dịch toàn bộ mà nên nhờ bạn bè có kiến thức ngôn ngữ thương mại để biên tập lại nhé.

Về cơ bản, thư mời cần cung cấp thông tin chính xác và cập nhật của cả hai bên. Nếu phát hiện sai sót phải xin lại bản cập nhật hoặc bổ sung thông tin. Lưu ý ngày chuyến đi phải phù hợp với thời gian xét duyệt visa để có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ và có đủ thời gian xét visa nha.

Một số sứ quan yêu cầu thư mời bản gốc để xét hồ sơ, một số chỉ cần bản scan hoặc có sứ quán yêu cầu thư mời cần được đống gửi tới trực tiếp sứ quán để xem xét. Bạn cần tìm hiểu kỹ thủ tục hoặc liên hệ các đơn vị tư vấn dịch vụ visa để được trợ giúp nha.

Dịch vụ hỗ trợ soạn thư mời của Visa24h.vn

Visa24h là công ty đơn vị tư vấn dịch vụ visa toàn cầu, dẫn đầu trên thị trường các thị trường xin visa khó như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ, Úc Canada, khắc phục các trường hợp trượt visa, hồ sơ yếu,..

Nếu bạn chưa tự tin tự chuẩn bị hồ sơ xin visa, xin vui lòng với chúng tôi ngay để nhận được tư vấn từ các chuyên gia thị thực hàng đầu. Vui lòng liên hệ hoặc để lại bình luận dưới đây.

#visa24h #mauthumoi #thumoicongtac