Cấp lại work permit tại Việt Nam năm 2026: Quy định và hồ sơ

Hướng dẫn chi tiết quy trình cấp lại work permit tại Việt Nam năm 2026, điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.

Cấp lại work permit tại Việt Nam năm 2026: Quy định và hồ sơ cần chuẩn bị

Trong quá trình quản lý lao động nước ngoài, không ít doanh nghiệp gặp tình huống cần cấp lại giấy phép lao động do nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc nắm rõ quy trình và điều kiện để cấp lại work permit giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh để người lao động rơi vào trạng thái làm việc không hợp lệ tại Việt Nam.

Các trường hợp được cấp lại work permit

Theo quy định hiện hành, người lao động nước ngoài được xem xét cấp lại giấy phép lao động trong các trường hợp sau:

Giấy phép lao động bị mất, bị hỏng hoặc không còn sử dụng được do sự cố khách quan. Đây là trường hợp phổ biến nhất mà bộ phận HR cần xử lý kịp thời để đảm bảo người lao động có giấy tờ hợp lệ trong suốt thời gian làm việc.

Ngoài ra, khi có sự thay đổi về nội dung trên giấy phép lao động — chẳng hạn thay đổi vị trí công việc, tên doanh nghiệp sử dụng lao động hoặc hình thức làm việc — doanh nghiệp cũng cần thực hiện thủ tục cấp lại thay vì tiếp tục sử dụng giấy phép cũ.

Điều kiện để được cấp lại

Đối với trường hợp giấy phép bị mất hoặc hỏng

Người lao động nước ngoài cần đảm bảo giấy phép lao động gốc vẫn còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp lại. Nếu giấy phép đã hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới theo quy trình riêng, không áp dụng thủ tục cấp lại.

Đối với trường hợp thay đổi nội dung

Doanh nghiệp cần chứng minh được sự thay đổi hợp lệ, có căn cứ pháp lý rõ ràng như hợp đồng lao động sửa đổi, quyết định điều chuyển nội bộ hoặc giấy tờ xác nhận thay đổi tên doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ cấp lại work permit năm 2026 bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

Đơn đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo mẫu quy định của Bộ Lao động — Thương binh và Xã hội. Ảnh chân dung của người lao động nước ngoài chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, kích thước 3x4 cm với nền trắng. Bản sao giấy phép lao động đã được cấp (nếu giấy phép bị hỏng một phần) hoặc văn bản xác nhận về việc mất giấy phép. Tài liệu chứng minh lý do thay đổi nội dung đối với trường hợp cấp lại do có sự điều chỉnh thông tin.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng toàn bộ tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp.

Thời gian xử lý và cơ quan tiếp nhận

Thời gian xử lý hồ sơ cấp lại work permit thông thường là 3 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đây là điểm khác biệt so với thủ tục cấp mới vốn mất nhiều thời gian hơn đáng kể.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Sở Lao động — Thương binh và Xã hội tại tỉnh, thành phố nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Một số trường hợp liên quan đến doanh nghiệp do cơ quan trung ương quản lý sẽ nộp hồ sơ tại Bộ Lao động — Thương binh và Xã hội.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp FDI tại Việt Nam cần xây dựng hệ thống theo dõi hồ sơ lao động nước ngoài một cách chặt chẽ để phát hiện sớm các trường hợp cần cấp lại. Việc để người lao động làm việc mà không có giấy phép hợp lệ có thể dẫn đến xử phạt hành chính nghiêm trọng theo quy định năm 2026.

Liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp.