DN1 và DN2 khác nhau thế nào? Phân biệt cho doanh nghiệp FDI

DN1 và DN2 khác nhau thế nào? Tìm hiểu cách phân biệt hai mẫu tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 80/2021 dành cho doanh nghiệp FDI năm 2026.

DN1 và DN2 khác nhau thế nào? Hướng dẫn phân biệt cho doanh nghiệp FDI 2026

DN1 và DN2 khác nhau thế nào?

Nhiều bộ phận HR vẫn đang nộp sai mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân — chỉ vì nhầm lẫn giữa DN1 và DN2. Đây là hai mẫu tờ khai khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng cho tổ chức chi trả thu nhập tại Việt Nam. DN1 dùng khi khai theo tháng hoặc quý, còn DN2 là mẫu quyết toán thuế TNCN cuối năm. Nhầm lẫn hai loại này dẫn đến khai sai kỳ tính thuế, bị phạt hành chính lên đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Phân biệt DN1 và DN2 theo chức năng và thời điểm nộp

DN1 — tên đầy đủ là "Tờ khai khấu trừ thuế TNCN" — được nộp định kỳ theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp có tổng số thuế TNCN khấu trừ dưới 50 triệu đồng mỗi tháng được khai theo quý; trên ngưỡng này phải khai tháng. Hạn nộp DN1 theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo — ví dụ quý I/2026 phải nộp trước 30/04/2026.

DN2 là "Tờ khai quyết toán thuế TNCN" — chỉ nộp một lần duy nhất sau khi kết thúc năm tính thuế. Hạn nộp DN2 năm 2026 là ngày 31/03/2026 (với kỳ quyết toán năm 2025). Đây là bước bắt buộc để xác định số thuế thực tế phát sinh, hoàn thuế hoặc nộp thêm cho người lao động.

Hồ sơ và điều kiện nộp từng loại trong 2026

Với DN1, doanh nghiệp cần chuẩn bị bảng kê chi tiết thu nhập và số thuế đã khấu trừ trong kỳ, kèm phụ lục nếu phát sinh nhiều loại thu nhập khác nhau. Nộp hoàn toàn qua hệ thống thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn — không còn hình thức nộp giấy từ năm 2022. Doanh nghiệp FDI phải đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực trước khi nộp.

DN2 yêu cầu hồ sơ phức tạp hơn: bảng tổng hợp thu nhập cả năm theo từng cá nhân, phụ lục danh sách người lao động được ủy quyền quyết toán, và xác nhận từ người lao động trong trường hợp có hoàn thuế. Với doanh nghiệp có trên 200 lao động, thời gian xử lý nội bộ thực tế thường mất 2–3 tuần trước hạn nộp. Lập kế hoạch từ đầu tháng 2 là mốc nhiều bộ phận HR tại các công ty sản xuất lớn đang áp dụng.

Câu hỏi thường gặp về DN1 và DN2

Doanh nghiệp mới thành lập năm 2026 có phải nộp DN2 ngay không?

Doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 vẫn phải quyết toán thuế TNCN cho kỳ từ thời điểm phát sinh thu nhập đến 31/12/2026. Nếu chưa phát sinh thu nhập chịu thuế thì không bắt buộc nộp DN2, nhưng vẫn phải xác nhận bằng văn bản với cơ quan thuế quản lý.

Nộp DN1 trễ hạn bị phạt bao nhiêu?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nộp chậm từ 1–30 ngày bị phạt 2–5 triệu đồng. Chậm trên 90 ngày có thể bị phạt đến 25 triệu đồng và bị cưỡng chế tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp FDI thường bị cơ quan thuế kiểm tra chéo với dữ liệu bảo hiểm xã hội — sai lệch giữa hai hệ thống là dấu hiệu rủi ro cao.

Người lao động nước ngoài có phát sinh DN1 và DN2 không?

Có. Thu nhập từ tiền lương của chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam vẫn phải khấu trừ thuế TNCN và phản ánh trên DN1 hàng kỳ. Khi quyết toán, nếu chuyên gia đã xác định là cư trú thuế tại Việt Nam trong năm 2026, thuế suất lũy tiến từ 5–35% sẽ được áp dụng trên DN2.

DN1 và DN2 có nộp trên cùng một hệ thống không?

Cả hai đều nộp qua Cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Mã mẫu biểu trên hệ thống là 05/KK-TNCN (tương ứng DN1) và 05/QTT-TNCN (tương ứng DN2). Chọn sai mẫu khi khai là lỗi thường gặp nhất — hệ thống sẽ không cảnh báo nếu kỳ tính thuế không khớp.

Việc phân biệt và nộp đúng DN1, DN2 ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ thuế và quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại nhiều doanh nghiệp FDI. Nếu bộ phận HR cần rà soát lại quy trình khai thuế gắn với hồ sơ visa và giấy phép lao động, liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp.