Cấp lại thẻ tạm trú: quy trình, hồ sơ và lưu ý năm 2026

Hướng dẫn cấp lại thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài: điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện nhanh nhất năm 2026.

Cấp lại thẻ tạm trú — Quy trình, hồ sơ và lưu ý doanh nghiệp cần nắm năm 2026

Cấp lại thẻ tạm trú là gì?

Thẻ tạm trú bị mất, hỏng hoặc thông tin thay đổi — doanh nghiệp không thể để người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc mà không có giấy tờ hợp lệ. Cấp lại thẻ tạm trú là thủ tục hành chính cho phép người nước ngoài được cấp thẻ tạm trú mới thay thế thẻ cũ đã mất, hư hỏng hoặc có sai sót thông tin. Thủ tục này khác hoàn toàn với gia hạn thẻ tạm trú — dù nhiều HR thường nhầm lẫn hai khái niệm này. Với doanh nghiệp FDI, việc để chuyên gia nước ngoài hoạt động không có thẻ hợp lệ có thể dẫn đến xử phạt hành chính từ 15 đến 25 triệu đồng theo quy định hiện hành.

Các trường hợp được cấp lại thẻ tạm trú

Pháp luật Việt Nam quy định ba trường hợp chính được cấp lại thẻ tạm trú.

Trường hợp thứ nhất là thẻ bị mất. Người nước ngoài phải trình báo cơ quan công an nơi cư trú ngay khi phát hiện mất thẻ, sau đó tiến hành nộp hồ sơ xin cấp lại trong thời hạn sớm nhất có thể.

Trường hợp thứ hai là thẻ bị hư hỏng — ví dụ chip bị lỗi, ảnh mờ hoặc thông tin không đọc được. Thực tế ghi nhận nhiều trường hợp thẻ tạm trú cấp trước năm 2022 bị lỗi chip khi quét tại cửa khẩu, gây gián đoạn xuất nhập cảnh cho chuyên gia nước ngoài.

Trường hợp thứ ba là thông tin trên thẻ thay đổi, chẳng hạn đổi hộ chiếu mới dẫn đến số hộ chiếu không còn khớp. Đây là tình huống phổ biến nhất mà các HR doanh nghiệp FDI cần theo dõi chủ động.

Hồ sơ và thời gian xử lý năm 2026

Hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú gồm các tài liệu sau:

Thời gian xử lý thông thường là 5 đến 7 ngày làm việc kể từ khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh tiếp nhận hồ sơ đầy đủ. Phí cấp lại thẻ tạm trú năm 2026 dao động từ 800.000 đến 1.400.000 đồng tùy thời hạn thẻ. Nếu hồ sơ thiếu văn bản bảo lãnh hoặc ảnh không đúng quy cách, thời gian xử lý sẽ bị kéo dài thêm 3 đến 5 ngày.

Lưu ý doanh nghiệp không được bỏ qua

Doanh nghiệp bảo lãnh có trách nhiệm thông báo ngay cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh khi nhân sự nước ngoài mất thẻ. Không thông báo đúng hạn có thể ảnh hưởng đến hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho các nhân sự khác trong tương lai.

Với trường hợp đổi hộ chiếu mới, nhiều doanh nghiệp sai lầm khi để chuyên gia tiếp tục sử dụng thẻ tạm trú cũ gắn với hộ chiếu đã hết hạn. Điều này không được phép và có thể bị từ chối nhập cảnh tại cửa khẩu. Nên lên lịch cấp lại ngay khi hộ chiếu mới được cấp, không chờ đến lúc có sự cố xảy ra.

Câu hỏi thường gặp về cấp lại thẻ tạm trú

Cấp lại thẻ tạm trú có làm thay đổi ngày hết hạn không? Không. Thẻ cấp lại giữ nguyên thời hạn của thẻ gốc. Nếu thẻ cũ còn 8 tháng hiệu lực, thẻ mới cũng chỉ có giá trị 8 tháng còn lại — không được tính lại từ đầu.

Trong thời gian chờ cấp lại, người nước ngoài có được xuất nhập cảnh không? Người nước ngoài vẫn có thể xuất nhập cảnh bằng hộ chiếu kết hợp với visa hoặc giấy xác nhận đang làm thủ tục cấp lại từ cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, nên hỏi cụ thể cơ quan tiếp nhận hồ sơ để có văn bản xác nhận chính thức.

Thẻ tạm trú bị mất ở nước ngoài thì xử lý thế nào? Người nước ngoài cần trình báo cơ quan chức năng nước sở tại, sau đó khi về Việt Nam tiến hành nộp hồ sơ cấp lại với đầy đủ giấy tờ trình báo mất. Doanh nghiệp bảo lãnh cần phối hợp chuẩn bị văn bản bảo lãnh trước để rút ngắn thời gian xử lý.

Có thể ủy quyền cho bên thứ ba nộp hồ sơ cấp lại không? Có. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn visa nộp thay, kèm theo giấy ủy quyền có công chứng. Đây là lựa chọn phổ biến với doanh nghiệp FDI có nhiều nhân sự nước ngoài cần xử lý đồng thời.

Nếu doanh nghiệp đang xử lý tình huống mất thẻ, hỏng thẻ hoặc cần cấp lại sau khi nhân sự đổi hộ chiếu, đội ngũ Visa24h sẵn sàng kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ toàn bộ quy trình. Liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp.