Cấp lại work permit: Quy trình, điều kiện và hồ sơ 2026
Hướng dẫn cấp lại work permit năm 2026: điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình nộp đúng hạn, tránh phạt hành chính từ 30–75 triệu đồng.Cấp lại work permit — Quy trình, điều kiện và hồ sơ năm 2026
Giấy phép lao động hết hạn vào thứ Sáu. Doanh nghiệp phát hiện vào thứ Năm. Đây là tình huống xảy ra thường xuyên hơn nhiều so với bạn nghĩ — và hậu quả có thể là phạt hành chính từ 30 đến 75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Hiểu đúng quy trình cấp lại work permit giúp bộ phận HR chủ động xử lý trước khi sự việc trở thành vấn đề pháp lý.
Cấp lại work permit là gì?
Cấp lại work permit là thủ tục hành chính cho phép người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép lao động (GPLĐ) bị mất, bị hỏng, hoặc có thay đổi về thông tin so với giấy phép đã cấp. Thủ tục này khác hoàn toàn với gia hạn — gia hạn áp dụng khi GPLĐ sắp hết hạn, còn cấp lại áp dụng cho các trường hợp giấy tờ bị thay đổi hoặc không còn sử dụng được. Cơ sở pháp lý hiện hành là Nghị định 70/2023/NĐ-CP, có hiệu lực từ 18/9/2023. Với doanh nghiệp FDI hoặc công ty có nhiều lao động nước ngoài, nhầm lẫn giữa hai thủ tục này thường gây chậm trễ không cần thiết.
Khi nào doanh nghiệp cần cấp lại work permit?
Theo Điều 26 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, có ba trường hợp được phép nộp hồ sơ cấp lại.
Thứ nhất, GPLĐ bị mất hoặc hư hỏng — ví dụ chuyên gia nước ngoài làm mất hộ chiếu kèm GPLĐ trong chuyến công tác. Thứ hai, thay đổi tên doanh nghiệp sử dụng lao động mà không thay đổi vị trí công việc. Thứ ba, thay đổi vị trí làm việc sang tỉnh/thành phố khác trong cùng doanh nghiệp — ví dụ điều chuyển kỹ sư từ văn phòng Hà Nội vào chi nhánh TP.HCM.
Trường hợp thay đổi chức danh, hình thức làm việc, hoặc nội dung hợp đồng lao động thì không thuộc diện cấp lại — phải làm thủ tục cấp mới.
Hồ sơ và thời gian xử lý cấp lại work permit năm 2026
Hồ sơ cấp lại gồm các tài liệu sau:
Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cơ quan tiếp nhận là Sở Lao động — Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi người lao động làm việc. Lệ phí năm 2026 dao động từ 400.000 đến 600.000 đồng tùy địa phương.
Lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ
Một sai sót phổ biến: nhiều HR nộp ảnh chụp từ điện thoại thay vì ảnh chụp tại hiệu ảnh, dẫn đến hồ sơ bị trả lại ngay tại bàn tiếp nhận. Mất thêm 1-2 ngày chỉ vì điều này.
Với trường hợp thay đổi tên công ty, cần bổ sung bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới — nhiều doanh nghiệp bỏ sót giấy tờ này. Nếu thay đổi địa điểm làm việc sang tỉnh khác, hồ sơ phải nộp tại Sở LĐTBXH tỉnh mới, không phải tỉnh cũ.
Thời điểm nộp hồ sơ hợp lý nhất là trước ngày GPLĐ cũ hết hiệu lực ít nhất 5 ngày làm việc, để có đủ thời gian xử lý phát sinh.
Câu hỏi thường gặp về cấp lại work permit
Cấp lại work permit có cần xin lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép không? Không. Thủ tục cấp lại không yêu cầu bổ sung giấy xác nhận miễn GPLĐ. Điều kiện này chỉ áp dụng khi cấp mới hoặc gia hạn.
Người lao động có thể tiếp tục làm việc trong thời gian chờ cấp lại không? Về nguyên tắc, người lao động cần có GPLĐ hợp lệ để làm việc. Trong thời gian chờ xử lý, doanh nghiệp nên lưu giữ biên nhận hồ sơ từ Sở LĐTBXH để chứng minh đang trong quá trình hoàn thiện thủ tục nếu có thanh tra.
Nếu GPLĐ bị mất và không có bản sao, hồ sơ có được chấp nhận không? Được. Trường hợp mất, doanh nghiệp nộp văn bản xác nhận của cơ quan công an thay thế bản gốc. Biên bản tường trình có xác nhận của công an phường/xã là tài liệu bắt buộc thay thế.
Thời hạn của GPLĐ cấp lại là bao nhiêu? GPLĐ cấp lại có thời hạn bằng thời hạn còn lại của GPLĐ cũ, không được cấp thêm. Nếu GPLĐ cũ còn 8 tháng, GPLĐ mới cũng chỉ có giá trị 8 tháng.
Nếu doanh nghiệp đang xử lý trường hợp mất giấy phép lao động, thay đổi địa điểm làm việc, hoặc chưa chắc chắn thuộc diện cấp lại hay cấp mới — liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
