Hồ sơ miễn work permit cho lao động nước ngoài tại Việt Nam 2026

Hướng dẫn hồ sơ miễn work permit cho lao động nước ngoài tại Việt Nam năm 2026. Các trường hợp được miễn và thủ tục xác nhận doanh nghiệp cần thực hiện.

Hồ sơ miễn work permit cho lao động nước ngoài tại Việt Nam năm 2026

Không phải mọi lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều bắt buộc phải xin cấp giấy phép lao động. Pháp luật hiện hành quy định một số trường hợp được miễn work permit, nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ lập hồ sơ xác nhận và thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là điều nhiều HR và Admin bộ phận nhân sự thường bỏ sót, dẫn đến rủi ro pháp lý không đáng có.

Các trường hợp được miễn work permit

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, lao động nước ngoài thuộc một trong các nhóm sau được miễn giấy phép lao động:

Nhóm sở hữu và quản lý doanh nghiệp

Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH, cổ đông của công ty cổ phần với giá trị góp vốn theo quy định được miễn work permit. Đây là nhóm phổ biến nhất trong khối doanh nghiệp FDI.

Nhóm di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Lao động là trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án của tổ chức quốc tế hoặc tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam cũng thuộc diện miễn. Ngoài ra, nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia di chuyển nội bộ trong tập đoàn đa quốc gia làm việc tại Việt Nam dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong một năm được miễn theo quy định thời hạn.

Nhóm hiệp định và điều ước quốc tế

Lao động nước ngoài thuộc diện điều chỉnh bởi các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, ký kết song phương hoặc đa phương, được áp dụng chế độ miễn work permit theo cam kết tương ứng.

Hồ sơ xác nhận miễn work permit

Dù được miễn cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp hồ sơ xác nhận tới Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi người nước ngoài làm việc. Bộ hồ sơ chuẩn gồm:

Văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động theo mẫu quy định hiện hành. Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động nước ngoài, bao gồm trang ảnh và trang nhập cảnh. Tài liệu chứng minh thuộc diện miễn, ví dụ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện phần vốn góp, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng dự án hoặc văn bản của tổ chức mẹ. Ảnh chân dung của người lao động theo đúng quy cách. Giấy khám sức khỏe trong trường hợp thời gian làm việc kéo dài từ ba tháng trở lên.

Thời gian xử lý và lưu ý quan trọng

Cơ quan có thẩm quyền thường xử lý hồ sơ xác nhận miễn work permit trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy xác nhận miễn có thời hạn tương ứng với thời hạn hợp đồng lao động hoặc nhiệm kỳ bổ nhiệm, tối đa không quá 2 năm và có thể gia hạn.

Năm 2026, cơ quan quản lý lao động tiếp tục tăng cường kiểm tra việc tuân thủ quy định đối với lao động nước ngoài. Doanh nghiệp không hoàn thành thủ tục xác nhận miễn work permit đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính từ 15 đến 25 triệu đồng theo khung hình phạt hiện hành.

Điều HR cần nhớ là thủ tục miễn không đồng nghĩa với việc không cần làm gì. Hồ sơ phải được nộp trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc chính thức tại doanh nghiệp.

Liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp.