Hướng dẫn xin công văn nhập cảnh (approval letter) dành cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, việc mời chuyên gia, nhà đầu tư hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài sang Việt Nam làm việc là nhu cầu thường xuyên của các doanh nghiệp. Để người nước ngoài có thể xin visa nhập cảnh Việt Nam, bước pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải thực hiện là xin công văn nhập cảnh (approval letter).
Cùng Visa24h tìm hiểu quy trình chi tiết và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tự tin triển khai thủ tục Hướng dẫn xin công văn nhập cảnh (approval letter) này.
1. Công văn nhập cảnh là gì?
Công văn nhập cảnh (hay còn gọi là thư mời nhập cảnh) là văn bản chấp thuận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, cho phép người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam với các mục đích như thương mại, lao động, đầu tư hoặc hội nghị.
Dựa trên công văn này, người nước ngoài sẽ được dán visa tại:
- Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
- Các sân bay quốc tế của Việt Nam (Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng) thông qua hình thức visa on arrival.
2. Các diện công văn nhập cảnh phổ biến cho doanh nghiệp
Tùy vào mục đích chuyến đi, doanh nghiệp cần xác định đúng ký hiệu visa để xin công văn phù hợp:
- Diện visa DN1, DN2: dành cho người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp (mục đích thương mại, công tác).
- Diện LĐ1, LĐ2: dành cho người lao động nước ngoài vào làm việc theo hợp đồng lao động.
- Diện ĐT1, ĐT2, ĐT3, ĐT4: dành cho nhà đầu tư nước ngoài, phân theo quy mô vốn đầu tư.
3. Điều kiện để doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài
Để có tư cách pháp nhân bảo lãnh, doanh nghiệp tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có giấy phép hoạt động hợp pháp (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu tư, giấy phép thành lập văn phòng đại diện...).
- Có mẫu con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật đã đăng ký với cơ quan xuất nhập cảnh.
- Có kế hoạch làm việc rõ ràng cho người nước ngoài tại Việt Nam.
4. Hồ sơ xin công văn nhập cảnh năm 2026
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Mẫu NA2: công văn đề nghị xét duyệt nhân sự người nước ngoài nhập cảnh (có mã vạch, khai trực tuyến).
- Mẫu NA16: bản đăng ký mẫu con dấu và chữ ký của doanh nghiệp (nếu nộp hồ sơ lần đầu hoặc có thay đổi).
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty bảo lãnh.
- Bản photo hộ chiếu của người nước ngoài (còn hạn ít nhất 6 tháng, có đầy đủ các trang thông tin).
- Các giấy tờ khác: lịch trình làm việc dự kiến, giấy giới thiệu của người được ủy quyền nộp hồ sơ.
5. Quy trình thực hiện chi tiết
Bước 1: Kê khai hồ sơ điện tử
Doanh nghiệp truy cập cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh để kê khai mẫu NA2 trực tuyến. Toàn bộ thông tin cần được nhập chính xác, đặc biệt là họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh và mục đích nhập cảnh.
Bước 2: Nộp hồ sơ và ký số
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số (USB token) để ký và gửi hồ sơ điện tử. Trường hợp chưa có chữ ký số hoặc hệ thống gặp lỗi, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội hoặc TP.HCM).
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khoảng 3 đến 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ trả kết quả công văn nhập cảnh bằng văn bản giấy hoặc file điện tử có mã QR code.
Bước 4: Gửi công văn cho người nước ngoài
Doanh nghiệp gửi bản scan công văn này cho người nước ngoài. Họ sẽ in ra giấy và mang theo cùng hộ chiếu để làm thủ tục dán visa tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại sân bay quốc tế Việt Nam (tùy theo lựa chọn trên tờ khai).
6. Những rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp tự làm hồ sơ
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn dẫn đến việc bị trả hồ sơ hoặc chậm trễ lịch trình vì các nguyên nhân sau:
- Sai ký hiệu visa: lựa chọn sai loại visa (ví dụ chọn DN thay vì LĐ) dẫn đến việc không thể chuyển đổi sang giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú sau này.
- Giải trình mục đích nhập cảnh thiếu thuyết phục: cơ quan chức năng nghi ngờ mục đích nhập cảnh không đúng với thực tế.
- Lỗi kỹ thuật khi kê khai: khai sai tên, số hộ chiếu, hoặc gặp lỗi hệ thống khi ký số, khiến hồ sơ bị treo hoặc không được tiếp nhận.
- Thiếu giấy tờ chứng minh: doanh nghiệp chưa đăng ký mẫu con dấu và chữ ký lần đầu (mẫu NA16), dẫn đến hồ sơ bị từ chối.
7. Giải pháp hỗ trợ từ Visa24h
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực visa nhập cảnh (inbound), Visa24h giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xin công văn nhập cảnh:
- Tư vấn loại visa tối ưu: phân tích mục đích và lộ trình làm việc của chuyên gia để lựa chọn ký hiệu visa phù hợp nhất, đảm bảo khả năng chuyển đổi sang giấy phép lao động và thẻ tạm trú sau này.
- Xử lý hồ sơ khẩn cấp: hỗ trợ lấy công văn nhập cảnh chỉ trong 1 đến 2 ngày làm việc cho các trường hợp cần mời đối tác gấp, họp đột xuất hoặc xử lý sự cố kỹ thuật.
- Hỗ trợ trọn gói: từ xin công văn nhập cảnh, đón khách tại sân bay (dịch vụ fast track), đến làm giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho chuyên gia nước ngoài.
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp: doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản, Visa24h sẽ hoàn thiện toàn bộ quy trình pháp lý, kê khai điện tử, theo dõi hồ sơ và nhận kết quả thay mặt.
8. Liên hệ Visa24h tư vấn dịch vụ công văn nhập cảnh
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần mời chuyên gia, đối tác hoặc lao động nước ngoài vào Việt Nam, hãy truy cập website chính thức của Visa24h để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá cạnh tranh nhất về dịch vụ visa nhập cảnh.
Website chính thức: www.visa24h.vn
Visa24h – Đối tác tin cậy của doanh nghiệp trong các thủ tục nhập cảnh, giấy phép lao động và cư trú cho người nước ngoài tại Việt Nam.