Work permit cho người Nhật Bản tại Việt Nam năm 2026
Hướng dẫn xin work permit cho người Nhật Bản tại Việt Nam năm 2026: điều kiện, hồ sơ, quy trình và thời gian cấp phép lao động chi tiết nhất.Work permit cho người Nhật Bản tại Việt Nam năm 2026
Một doanh nghiệp FDI tại Hà Nội vừa ký hợp đồng với chuyên gia người Nhật, dự kiến onboard sau 3 tuần — nhưng hồ sơ work permit chưa bắt đầu. Kết quả: chuyên gia phải lùi lịch, doanh nghiệp chịu thiệt hại hợp đồng. Đây không phải trường hợp hiếm. Hiểu đúng quy trình từ đầu giúp HR tránh rủi ro này hoàn toàn.
Work permit cho người Nhật Bản là gì?
Work permit cho người Nhật Bản là giấy phép lao động do Bộ Lao động — Thương binh và Xã hội (hoặc Sở LĐTBXH cấp tỉnh) cấp, cho phép công dân Nhật Bản làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Văn bản pháp lý căn cứ là Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn còn hiệu lực đến 2026. Người Nhật làm việc tại Việt Nam không có giấy phép này có thể bị trục xuất và doanh nghiệp bị phạt lên đến 75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Với hơn 4.000 doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Việt Nam, nhu cầu cấp work permit cho nhóm quốc tịch này thuộc hàng lớn nhất thị trường.
Điều kiện để được cấp work permit
Người lao động Nhật Bản cần đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện chính. Thứ nhất, năng lực chuyên môn: có bằng đại học trở lên hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng — tùy vị trí là chuyên gia, nhà quản lý hay lao động kỹ thuật. Thứ hai, sức khỏe: có giấy chứng nhận sức khỏe từ cơ sở y tế được công nhận. Thứ ba, lý lịch tư pháp: không có tiền án tại Nhật Bản và Việt Nam.
Riêng với chuyên gia kỹ thuật cao — ví dụ kỹ sư tự động hóa làm việc tại khu công nghiệp Thăng Long — bằng cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp hồ sơ.
Hồ sơ và thời gian xử lý thực tế
Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 5-7 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hồ sơ thiếu tài liệu hoặc bằng cấp chưa được hợp pháp hóa, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung và thời gian kéo dài thêm 5-10 ngày. HR nên tính tổng thời gian chuẩn bị thực tế từ 3-4 tuần để đảm bảo onboard đúng hạn.
Trường hợp miễn giấy phép lao động
Không phải người Nhật nào làm việc tại Việt Nam cũng cần work permit. Theo khoản 2, Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, một số trường hợp được miễn, bao gồm: chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH, chủ tịch HĐQT của công ty cổ phần với vốn góp đáp ứng ngưỡng quy định; chuyên gia sang làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong một năm; người di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp nước ngoài thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết trong WTO.
Dù được miễn, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xác nhận miễn GPLĐ tại Sở LĐTBXH trước khi người lao động bắt đầu công việc — đây là bước nhiều HR bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp về work permit cho người Nhật Bản
Work permit có giá trị bao lâu?
Giấy phép lao động có giá trị tối đa 2 năm và có thể gia hạn thêm 2 năm tiếp theo. Thủ tục gia hạn nên nộp trước ít nhất 45 ngày so với ngày hết hạn.
Chi phí cấp work permit cho người Nhật là bao nhiêu?
Lệ phí nhà nước khoảng 400.000–600.000 đồng tùy tỉnh thành. Nếu thuê đơn vị tư vấn xử lý trọn gói, chi phí thực tế dao động từ 3–6 triệu đồng tùy mức độ phức tạp của hồ sơ.
Người Nhật đang dùng visa thương mại có được làm việc không?
Không. Visa thương mại (loại DN) chỉ cho phép thực hiện các hoạt động thương mại ngắn hạn, không thay thế work permit. Làm việc bằng visa DN là vi phạm pháp luật và doanh nghiệp chịu trách nhiệm liên đới.
Có thể nộp hồ sơ online không?
Từ 2024, một số tỉnh thành cho phép nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến, nhưng vẫn yêu cầu nộp bản gốc để đối chiếu. Hà Nội và TP.HCM hiện đã hỗ trợ hình thức này.
Doanh nghiệp có bị phạt nếu để người Nhật làm việc không có GPLĐ?
Có. Mức phạt từ 30–75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, và người lao động có thể bị buộc xuất cảnh. Rủi ro này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và uy tín doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị tiếp nhận chuyên gia Nhật Bản hoặc cần rà soát lại hồ sơ hiện có, hãy liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp — cụ thể, đúng quy định, không mất thêm thời gian xử lý lại.
