Xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài 2026
Hướng dẫn xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài: điều kiện, hồ sơ, quy trình chi tiết và thời gian xử lý mới nhất 2026.
Xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài — Quy trình, điều kiện và hồ sơ 2026
Một chuyên gia kỹ thuật người Hàn Quốc dự kiến bay sang Hà Nội vào tuần sau, nhưng công ty bảo lãnh chưa có công văn nhập cảnh. Kết quả: chuyến bay bị hoãn, dự án trễ tiến độ, phát sinh chi phí đặt lại vé. Đây là tình huống nhiều doanh nghiệp FDI gặp phải khi không nắm rõ thủ tục bảo lãnh nhập cảnh từ đầu.
Xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài là gì?
Công văn nhập cảnh là văn bản do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, xác nhận rằng một tổ chức hoặc doanh nghiệp đứng ra bảo lãnh cho người nước ngoài vào Việt Nam. Văn bản này là điều kiện bắt buộc để người nước ngoài xin visa tại đại sứ quán hoặc nhập cảnh theo diện visa on arrival. Không phải ai cũng cần công văn — nhưng với lao động, chuyên gia, nhà đầu tư nhập cảnh theo lời mời của doanh nghiệp, đây là bước không thể bỏ qua. Việc thiếu công văn hợp lệ có thể khiến hồ sơ visa bị từ chối ngay từ vòng nộp.
Ai cần xin công văn và ai có thẩm quyền cấp?
Không phải cơ quan nào cũng có quyền phát hành công văn nhập cảnh. Tùy vào mục đích nhập cảnh, cơ quan tiếp nhận sẽ khác nhau.
Doanh nghiệp mời chuyên gia, lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh (thuộc Bộ Công an). Các tổ chức phi chính phủ, cơ quan nhà nước bảo lãnh khách công tác thường làm việc qua Cục Lãnh sự — Bộ Ngoại giao. Doanh nghiệp FDI có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ xuất nhập cảnh thực hiện toàn bộ quy trình, từ soạn hồ sơ đến theo dõi kết quả.
Người nước ngoài đến theo diện du lịch độc lập không cần công văn nếu quốc tịch thuộc diện miễn visa đơn phương hoặc song phương với Việt Nam. Ngược lại, lao động phổ thông, chuyên gia kỹ thuật, giám đốc điều hành nhập cảnh dài hạn đều phải có công văn do phía Việt Nam bảo lãnh.
Hồ sơ và quy trình xin công văn nhập cảnh 2026
Hồ sơ chuẩn bị phía doanh nghiệp gồm các tài liệu sau:
Sau khi nộp hồ sơ, thời gian xử lý thông thường là 5–7 ngày làm việc với trường hợp tiêu chuẩn. Hồ sơ cấp nhanh (urgent) có thể rút ngắn còn 1–3 ngày, phí dịch vụ dao động từ 800.000 đến 1.500.000 VND/người tùy đơn vị thực hiện. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ sớm ít nhất 10 ngày trước ngày bay dự kiến để có đủ thời gian xử lý phát sinh.
Câu hỏi thường gặp về xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài
Công văn nhập cảnh khác visa như thế nào? Công văn nhập cảnh là văn bản bảo lãnh do phía Việt Nam cấp, visa là giấy phép nhập cảnh do đại sứ quán hoặc cơ quan xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài. Người nước ngoài cần có công văn trước, sau đó mới dùng công văn để xin visa hoặc làm thủ tục nhập cảnh tại sân bay.
Doanh nghiệp mới thành lập có xin được công văn không? Được, nhưng cần có đăng ký kinh doanh hợp lệ và con dấu pháp nhân. Doanh nghiệp thành lập dưới 3 tháng đôi khi bị yêu cầu bổ sung giải trình mục đích mời người nước ngoài.
Một công văn có thể bảo lãnh nhiều người cùng lúc không? Có. Doanh nghiệp có thể gộp nhiều người trong một hồ sơ, miễn là danh sách đầy đủ thông tin hộ chiếu và mục đích nhập cảnh của từng người.
Công văn có thời hạn bao lâu? Thông thường công văn có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày cấp. Nếu người nước ngoài chưa nhập cảnh trong thời gian đó, doanh nghiệp phải xin cấp lại.
Có thể xin công văn nhập cảnh cho người nước ngoài đang ở nước thứ ba không? Được. Người nước ngoài không cần phải có mặt tại Việt Nam hay tại quốc gia cư trú chính. Hồ sơ được xử lý hoàn toàn bởi doanh nghiệp bảo lãnh phía Việt Nam.
Quy trình xin công văn nhập cảnh tưởng đơn giản nhưng một hồ sơ thiếu tài liệu có thể làm trễ cả kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp. Liên hệ Visa24h để được tư vấn hồ sơ doanh nghiệp — từ soạn công văn, theo dõi tiến độ đến hỗ trợ xử lý phát sinh.